Une caisse, un journal, des reçus numérotés

Espèces, Orange Money, Moov Money, Wave, virement ou chèque : tout entre au même endroit, et chaque encaissement rend un reçu numéroté par école — 2026-1152 — que le tuteur peut citer au secrétariat.

Le journal du jour

Qui a encaissé quoi, à quelle heure, par quel moyen, et le total de la journée. C'est ce qui se compare à la caisse physique le soir, et ce qui manquait quand les reçus étaient sur un carnet à souches.

Un encaissement ne se supprime pas

Il s'annule, avec un motif. La ligne reste au journal, le montant revient sur l'échéance et la dette du tuteur remonte. Une recette qui disparaît sans trace est une recette qu'on ne peut plus expliquer au propriétaire de l'école.

Qui encaisse, qui inscrit

Le secrétariat inscrit mais n'encaisse pas ; le comptable encaisse et relance ; le directeur voit tout. Cette séparation n'est pas une contrainte administrative : c'est ce qui fait qu'un reçu correspond toujours à de l'argent entré en caisse.